用钉钉、企业微信等移动办公软件开展工作，早已成为职场常态。然而，一个容易被忽视的问题是：员工在这些平台上留下的聊天记录、审批流程、考勤数据，法律上究竟属于谁？离职之后，员工是否有权要求公司彻底删除？本文结合一则司法判例，梳理移动办公场景下数据处理行为的合法性基础与权利边界。
案件引入：一纸协议引发的数据归属之争
刘某入职上海盒某网络科技有限公司后，日常工作中使用某移动办公软件（功能类似钉钉/企业微信）。入职时，其以电子方式签署了《某移动办公软件办公安全管理协议》，其中明确约定：为落实数据安全管理措施，员工使用个人手机号码注册的工作账号，须绑定公司身份及集团组织架构；绑定后，该账号即被认定为公司工作账号，纳入统一数据安全管理；员工离职后，其在职期间通过该账号产生的全部数据，员工不得查看、保有、使用或传输。
离职后，刘某发现其在办公软件中产生的所有数据仍由公司持有，遂诉至法院，要求删除其中涉及个人信息的全部内容。本案经上海市普陀区人民法院一审（(2024)沪0107民初11657号）、上海市第二中级人民法院二审（(2025)沪02民终2087号），最终确立了移动办公场景下用人单位数据处理权的重要裁判规则。
法律分析：三重维度厘清权责边界
（一）办公数据是”工作成果”与”个人信息”的混合体——性质界定决定规则适用
移动办公软件产生的数据具有双重属性：一方面，它直接形成于劳动者履行工作任务过程中的信息输入、存储和传输行为，属于用人单位因用工管理需要而取得的工作数据；另一方面，其中又不可避免地交织着劳动者的个人通讯内容、位置轨迹、社交关系等个人信息。法院在本案中指出，判断此类数据的性质首先应从生成期间和场景加以界定，再从数据的内容加以识别。这意味着：不能简单地将所有办公软件数据一律归入”公司财产”或一律视为”个人隐私”，而应根据数据的具体内容、生成背景和使用目的作区分处理。
（二）合法性基础——三类依据支撑用人单位数据管理权，非可任意存储
法院归纳了用人单位存储和管理移动办公数据的三类合法性基础：
其一，法律法规的直接规定——《民法典》《个人信息保护法》《数据安全法》《网络安全法》等法律及配套行政法规中关于数据处理者义务的条款，构成用人单位履行法定合规义务的底层依据。
其二，规章制度加劳动者公开同意——用人单位通过合法程序制定并公示的规章制度，对移动办公数据的管理与处理作出约定，且劳动者知情同意的，形成合意基础。
其三，数据安全管理协议中的特别约定——如本案中刘某签署的电子协议，明确将个人手机号注册的账号绑定为工作账号并纳入统一管理，属于双方以电子合同形式达成的数据管理特别约定。法院特别强调，此类在线订立的协议，条款解释应遵循公平原则，格式条款部分须由用人单位尽到提示说明义务，否则可能被认定为无效。
上述三类基础分别对应法定义务、规章合意与合同约定，共同构成用人单位数据管理的合法性框架。
（三）离职分水岭——管理权随劳动关系终止而限缩，但非归零
一方面，用人单位对劳动者使用移动办公软件产生数据的管理权，根植于双方的劳动关系和从属性。在劳动合同存续期间，基于法律、行政法规的规定及双方约定，用人单位有权存储和管理这些数据。但劳动者离职后，双方的从属性关系消灭，劳动者以个人手机号码注册的账号恢复非工作账号性质，用人单位对该账号离职后产生的数据便不再享有存储和管理的权利。
另一方面，虽然劳动者离职后原则上有权主张删除，但法院也划出了例外空间：若用人单位因档案管理、离职审计、劳动争议、社保核查等合理事由，需要在法定期限内继续存储或在必要范围内使用劳动者在职期间产生的数据中的个人信息的，可以依法保留。
实务建议
（一）对用人单位（企业HR、法务、IT管理者）
·入职环节把协议签扎实
让员工在使用移动办公软件前签署书面的数据安全管理协议，协议中涉及员工个人信息处理的条款，应以显著方式提示并取得单独同意，避免格式条款被认定为无效。
·建立数据分类分级管理制度
不要把所有办公数据”一锅端”式存储。区分纯业务数据（审批流、考勤记录）与可能包含个人信息的数据（私聊记录、位置信息），对不同类别设定不同的保留期限和处理方式。
·离职时做好数据交接与清理预案
员工离职时，书面告知其办公数据的处置方式（哪些将保留、保留多久、用于什么目的、何时删除），并留存告知凭证。
（二）对劳动者（尤其是即将离职或已离职的员工）
·入职时仔细阅读数据管理协议
签署任何办公软件使用协议前，重点关注”数据归属””离职后处理””删除权”等条款。如有疑问，可要求HR作出解释或提供条款副本。
·离职前做好个人数据备份与清理
若协议允许，在正式离职日前将工作中产生的有必要保留的个人数据（如个人联系方式、项目成果证明等）导出备份；同时清理不必要的私人聊天内容。
·区分”纯工作数据”与”我的个人信息”
审批记录、考勤打卡等纯工作数据，公司享有较强的管理权；但私人聊天、个人通讯录等明显属于个人信息的内容，若公司拒绝删除，应先以书面形式（邮件+EMS快递）明确提出删除请求，并留存送达凭证；公司仍未处理的，再考虑诉讼途径维权。
结语
一部手机、一个APP，承载着当代职场人的日常工作与生活。当劳动关系终结，那些留在服务器里的数据究竟归谁？本案给出的答案是清晰的：归属不是非此即彼的零和博弈，而是在特定场景下的动态平衡。 对企业而言，数据管理权的行使必须锚定劳动关系的状态——在职有据、离职有界；对劳动者而言，个人信息保护权的行使也须兼顾企业的合理管理需求——主张有理、例外有度。
移动办公不会停止，数据只会越来越多。唯有在法治框架内厘清彼此的边界，才能让数字化工具真正服务于人，而不是成为新的纠纷源头。
